移動辦公的好處不言而喻，但是構(gòu)建移動辦公的過程也有些繁瑣，不過一旦做到科學(xué)規(guī)劃、實(shí)施，整個過程也不過是“小菜一碟”。
加拿大的出口信貸機(jī)構(gòu)：加拿大出口開發(fā)公司（EDC）的員工隊(duì)伍當(dāng)中約有150名“孤兒員工”。這些員工包括經(jīng)常在加拿大國內(nèi)和全世界出差的客戶經(jīng)理、財(cái)務(wù)顧問和會計(jì)師，他們的工作時間常常有一半以上是走訪客戶，為客戶安排融資、保險、債券和擔(dān)保書等事項(xiàng)。但是一旦他們走出這家信貸機(jī)構(gòu)設(shè)在安大略省渥太華的總部，基本上與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)斷開了，也無法獲取處理工作所必不可少的網(wǎng)絡(luò)資源。
公司的電信與桌面服務(wù)經(jīng)理Dave McNulty對上述情況進(jìn)行了分析，發(fā)現(xiàn)對遠(yuǎn)程連接和移動連接的依賴成了員工業(yè)務(wù)發(fā)展的薄弱環(huán)節(jié)。
于是，EDC決定為員工建立一個真正的移動辦公室，為他們提供軟硬件以及通過多個網(wǎng)絡(luò)接口實(shí)現(xiàn)的連接功能。這樣員工就可以在出差途中連接公司網(wǎng)絡(luò)、處理工作。到了客戶的公司，也可以訪問EDC內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上的應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)。
EDC從2007年秋季開始對“移動辦公室”項(xiàng)目進(jìn)行評估，部署的第一個階段從2008年3月17日開始，三個月后項(xiàng)目全部完工。如今，這家信貸機(jī)構(gòu)的1100名員工中的四分之一（250人）成為了“移動員工”，許多人一半以上的工作時間都不在公司內(nèi)，其中 165人配備了新的移動辦公室平臺。
EDC到底是如何在三個月內(nèi)完成如此復(fù)雜的一個項(xiàng)目？McNulty表示，自己是按照五個步驟完成了全部過程。
第一步：建立一支跨學(xué)科小組負(fù)責(zé)項(xiàng)目。
McNulty從這家信貸機(jī)構(gòu)的各個部門領(lǐng)域召來了多名技術(shù)專家，并授權(quán)這個特別小組負(fù)責(zé)實(shí)施移動辦公室項(xiàng)目。
這些成員大都彼此熟悉，之前已經(jīng)共事了很多年。他們各自都有自己精通的領(lǐng)域，包括IT基礎(chǔ)架構(gòu)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)、應(yīng)用程序、用戶服務(wù)中心以及學(xué)習(xí)與開發(fā)部門。
他們做的第一件事情就是把會議室設(shè)為大本營。“在這個大本營，大家很快團(tuán)結(jié)起來，合作也更加積極，”EDC的高級網(wǎng)絡(luò)分析師兼該小組技術(shù)負(fù)責(zé)人Craig Doyle說。“大家人大多數(shù)平時在后臺工作，而這個項(xiàng)目不一樣。這個大本營實(shí)際上也是我們成立的第一個移動辦公室，這讓大家干勁十足。”
跨學(xué)科小組很快繼續(xù)確定了應(yīng)該借鑒那些獨(dú)立的移動應(yīng)用，它們能各自解決移動辦公問題的不同方面，其中包括公司桌面電腦更新項(xiàng)目，支持遠(yuǎn)程辦公人員的項(xiàng)目，甚至還有讓員工能夠遠(yuǎn)程辦公的疾病大流行防備方案，以防多倫多出現(xiàn)2003年非典之類的疾病大流行。
第二步：知道自己想要實(shí)現(xiàn)什么樣的目標(biāo)。
Doyle表示，衡量移動辦公室取得成功的一個主要標(biāo)準(zhǔn)就是，筆記本電腦用戶能夠像桌面電腦用戶那樣使用眾多的電腦功能，而不是成為企業(yè)網(wǎng)絡(luò)上的孤兒。同時，Doyle也看到，筆記本電腦要將成為企業(yè)的延伸部分，必須擁有必要的應(yīng)用程序、連接功能、管理工具以及遠(yuǎn)程控制和安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。
在McNulty看來，移動辦公室可不是簡單地依賴微軟的Outlook Web Access，通過瀏覽器來訪問電子郵件，而是要完全應(yīng)用微軟Office Outlook 2007軟件。這樣用戶連接到公司時，就可以使用電子郵件、聯(lián)系人、日歷和日程任務(wù)等方面的全部功能和服務(wù)，甚至還有包括EDC公司自己的RSS新聞源。這樣即使斷開了網(wǎng)絡(luò)連接，用戶照樣可以辦公，照常處理下載的電子郵件。McNutlty表示，微軟的工程師還告訴自己，Office Outlook 2007還能夠在將來與微軟的Office通信服務(wù)器（Office Communications Server）進(jìn)行集成，用于即時通訊、視頻會議和在線出席。
移動辦公室小組最終決定采用直接訪問，取代基于互聯(lián)網(wǎng)來訪問公司服務(wù)器上的文件和數(shù)據(jù)。因此最后EDC部署了思杰XenApp，讓EDC的移動員工可以直接處理企業(yè)網(wǎng)絡(luò)上的服務(wù)器和桌面應(yīng)用程序。
第三步：弄清楚需要哪種無線連接模式。
移動辦公室小組根據(jù)用戶的具體情況，確定了一系列無線應(yīng)用方案。有些用戶可能只有Wi-Fi功能，另一些用戶可能除了Wi-Fi功能，還有移動運(yùn)營商提供的定制數(shù)據(jù)服務(wù)方案。
McNulty說：“我們分析了公司里面的每個工作崗位，了解了具體用戶的實(shí)際情況，從而確定了每個人移動計(jì)算的需求，。”
移動運(yùn)營商為EDC提供了蜂窩網(wǎng)絡(luò)插卡和無線網(wǎng)卡，這些產(chǎn)品還與合作伙伴Trellia Networks公司提供的網(wǎng)絡(luò)登錄客戶端軟件捆綁在一起，以便管理各種筆記本電腦接入網(wǎng)絡(luò)的方式，并使之自動化，從而可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)條件自動選擇撥號連接、以太網(wǎng)連接、無線局域網(wǎng)連接或者還是3G蜂窩網(wǎng)絡(luò)連接。。
網(wǎng)絡(luò)登錄客戶端軟件軟件還與Aventail、Check Point、思科和北電等供應(yīng)商提供的虛擬專用網(wǎng)（VPN）客戶軟件集成在了起來。Doyle說：“以前一個難題就是首先需要確認(rèn)哪些網(wǎng)絡(luò)屬于EDC可以使用的，然后才能決定VPN客戶軟件要不要激活。而現(xiàn)在集成以后，大大簡化了這項(xiàng)工作，完全能夠自動選擇。”
借助策略管理器（Policy Manager）應(yīng)用軟件，EDC的IT人員可以設(shè)置連接策略，移動客戶軟件（Mobility Client）會自動在筆記本電腦上執(zhí)行這些策略，不需要用戶來決策或操作，可以直接控制眾多硬件接口。比方說，如果用戶在EDC辦公室，策略管理器就會迫使筆記本電腦使用辦公室的無線局域網(wǎng)，禁止使用成本高得多的蜂窩網(wǎng)絡(luò)連接。用戶可以從總部的桌面擴(kuò)展基座抽出筆記本電腦，改而連接至公司無線局域網(wǎng)，離開辦公樓后又改而連接至運(yùn)營商的移動網(wǎng)絡(luò)連接，通過咖啡店的無線熱點(diǎn)則可以連接至VPN線路，然后在遠(yuǎn)程辦事處重新連接至公司的無線局域網(wǎng)。這一切都是自動進(jìn)行的，并且同時都可以啟用所有相應(yīng)的防范措施。Doyle說：“我們的目標(biāo)就是，這些決策無須客戶機(jī)用戶自己操心，一切就能夠自動無縫地實(shí)現(xiàn)。”
第四步：挑選適當(dāng)?shù)目蛻舳塑浻布！?
項(xiàng)目小組列出了作為參考選擇的七款筆記本電腦或平板電腦，然后讓公司內(nèi)每一組用戶有機(jī)會測試一下每一款具體設(shè)備，之后他們要填寫一份給每款設(shè)備評分的書面評估。
EDC最后選定了一款惠普的筆記本產(chǎn)品，但是他們要求將操作系統(tǒng)從Windows Vista“降級”至Windows XP。“我們在使用XP方面有著豐富經(jīng)驗(yàn)，而且XP非常可靠。” Doyle說。
由于當(dāng)時還沒有內(nèi)置的蜂窩模塊這種選件，于是EDC為筆記本選購了插入卡，此外每個用戶還有內(nèi)置的GPS、加密的USB存儲棒以及“黑莓”智能電話或電子郵件收發(fā)設(shè)備。
筆記本電腦上還安裝了包括寶利通公司的PVX視頻會議軟件，這樣可以與另一個筆記本電腦用戶或辦公室的視頻會議室進(jìn)行點(diǎn)對點(diǎn)視頻會議。EDC計(jì)劃將來支持即時通訊、統(tǒng)一消息發(fā)送軟件、通過筆記本電腦撥打VoIP電話的軟電話以及其他通信功能。
項(xiàng)目小組根據(jù)從用戶和技術(shù)支持人員提出的需求，還選出來了一系列軟件選擇標(biāo)準(zhǔn)。軟件要求與現(xiàn)有的基礎(chǔ)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)集成，還要符合EDC的戰(zhàn)略路線圖。此外項(xiàng)目小組與用戶們共同建立了一種類似的軟件測試環(huán)境，以獲得反饋意見、進(jìn)行細(xì)微調(diào)整。
第五步：培訓(xùn)用戶、規(guī)劃支持及進(jìn)行評估。
EDC簡化部署工作的辦法是，請一組組用戶參與筆記本電腦方面的三小時培訓(xùn)課，然后把筆記本電腦發(fā)放到用戶桌面上，桌面上配備了筆記本電腦擴(kuò)展槽，以取代桌面電腦。培訓(xùn)工作主要在渥太華通過集體培訓(xùn)課來進(jìn)行開展，EDC的公司培訓(xùn)小組負(fù)責(zé)了這項(xiàng)工作。
McNulty表示，總的來說，培訓(xùn)課效果良好。但來自用戶的反饋意見顯示，IT人員試圖把太多的信息加入到培訓(xùn)課當(dāng)中。 “在將來，我們會把培訓(xùn)課的內(nèi)容劃分得很細(xì)。公司打算其中一部分內(nèi)容利用互聯(lián)網(wǎng)和視頻培訓(xùn)來傳授，還打算增加真人上課的內(nèi)容。”
談到如何讓技術(shù)支持人員參與移動辦公室的部署，Doyle說：“我們?yōu)樽约旱闹С秩藛T配備了同樣這些產(chǎn)品，那樣他們就與用戶有了一模一樣的設(shè)備和軟件，這點(diǎn)很關(guān)鍵。然后，支持小組可以為用戶提供可靠、迅速、有效的幫助，解決問題、解答疑難。”
項(xiàng)目完成后的一項(xiàng)調(diào)查顯示，幾乎所有人都聲稱使用新平臺后，工作能力和效率都有了提高。McNulty說：“對這些人來說這是一次重大轉(zhuǎn)變：從桌面電腦改用新硬件，有了視頻、可訪問網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器上的文件夾等功能。”
迄今為止這個項(xiàng)目讓EDC花去了大約100萬加元，McNulty估算，未來四年這個項(xiàng)目能為EDC增加的凈收入有望達(dá)到“七位數(shù)”。
